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浅析计算机在物业服务中的应用及展望

在与时俱进的今天,伴随着国民生活水准的飞速发展,人们对自己的生活环境及生活质量要求均逐步升高。然而就在这样一种大环境的催生下,要求管理自己物业的物业管理企业应具有高效率、高标准、高质量的特性。“优胜劣汰”已是不争的事实,物业服务企业除了健全自身的管理体制之外,还应提升管理工作中的高技术含量。这样才能在市场激烈的竞争中立于不败之地。

科技是第一生产力,高新技术的应用与普及提升社会生产力。计算机自从美国诞生以来,加快了各行各业的发展速度使的当今社会有了巨大的变化。如今,计算机已经走进越来越多的寻常老百姓的家里,不但融入到大众的生活中,还在很多社会行业里和工作岗位上得到普及并起到了举足轻重的作用。诸如电力部门用它来调控电力调度、气象部门用它来分析各种天气数据、寻常百姓家则用它来进行网上冲浪、“伊妹儿”、QQ聊天等。

计算机在目前物管企业中最常见的是用来编辑图文表格,改变了以前全部用手稿的历史。然而,真正意义上的潜能并未得到挖掘。现今物业管理是一个微利行业,追求低成本、工作高效率、服务高质量是企业经营的新兴理念。

物业管理是一项繁琐的工作。它涉及到财务管理、秩序管理、人事管理、档案管理、水电管理、消防管理、车库管理等。以下将叙述以上几点的现状与展望!

财务管理 目前国内大部分物管企业在物业管理处单独设有财务处。独立核算的财务主体所进行的以物业管理费为主要对象的费用计划、编制、使用及管理和分析的财务活动。它的基本职能是通过一般会计制度规定的程序和方法,将由物业管理处管理服务活动而产生的大量的、日常的业务数据,经过记录、分类和汇总,定期编制通用的财务报表和专用的管理费用收支报表。它要求管理处定期向其所属的上级财务主管部门和全体业主分别报告管处总体财务状况,财务变动状况、经营成果信息和管理费用收支情况。具体会计内容包括对物业管理项目的财务预算,费用的测算,管理费标准的编报,会计过程的管理。除了以上的一些工作之外,大部分管理企业还肩负着代收水电费、有线收视费等业务。面对如此繁重的工作,不计其操作的失误,假设各种报表和代收费是按月计算,那么财务处员工只能“马不停蹄”了。计算机的运行速度和精确度早已被人们所肯定,现行的物业管理软件也日趋完善。“一键式”操作已成为可能,应用计算机将节省财务人员的工作量,还能节约管理经费。

水电管理 目前,大部分业主均沿用老式水电表。代收水电费已成为物管企业日常工作中不可或缺的任务之一了,按月收取水电费是自来水公司与电业局的惯例。因而,物业公司就得按月登记水电表读数。每家每户查看水电表度数,不但给员工带来了繁重的工作任务,也着实为公司日常的管理经费中添下了一笔不小的开支。在不久的将来计算机所带来的新型传感技术应用到物业管理中来后。每月我们物管企业通过在键盘上进行简单的敲击就马上能查阅到所有业主的月实际水电使用量了。届时,物管企业将节省大龄的人力资源,同时办公效益将大大的提高。

档案管理 档案管理是一项复杂繁重的任务,在长期乏味的资料管理中,需要管理者付出许多的时间,并且会遗漏或丢失很多的信息。档案管理水平的高低直接体现了业务管理的优劣,良好的物业档案管理会给业主良好的企业形象,同时,档案的混乱和欠缺会给管理工作带来很大的负面影响。物业管理档案时,会经常遇到这样的情况,业主需要某时间段的具体水电表读数及是否已经缴纳费用;如果,所提及的时间不是很久,翻阅水电表读数缴费登记表,再把单位时间段的相加,得出最终所要的结果。不出意外的话,最多五分钟可以确定数据。但是,如果业主需要比较长时间的水电表读数?或者某合法组织机关或物业公司需要查出本物业辖区内所有用户在某段时间水电表读数?难道把每户某个单位时间内的水电度数都做一次统计?在目前这也许是唯一的办法!核实一遍后,可能紧接着又是一遍核实,尚且不能得出准确的结果!现行的计算机数据库技术弥补了以上操作的复杂性、不确定性等缺陷!它能很好的存储数据,并且能快速高效按照用户的需要分析数据。

秩序管理 物业管理中秩序管理相当重要,保护业主的生命财产安全是物业管理者义不容辞的责任!“传达室式”的门卫管理已经不能适应现今复杂的人际交往。现在通过计算机系统既可以编写出有效的安全管理程序,又可以将门禁对讲系统添加为智能化系统,能对所有业主的进出入管理进行指纹识别,提高保安的工作效率。如今计算机还可以将监控系统的工作情况进行备份,能进一步有效的保持图像信息。还例如管理处可以通过计算机设定固定程序并在物业项目内安装巡更系统,利用先进的科学管理手段做到人防与技防的完美结合。

消防管理 消费管理属于物管领域中各项安全管理的重中之重,以往物管企业的消防管理工作均是以围绕一台消防控制柜为主,常常出现误报、漏报或是错报这样“狼来了”的笑话,保安日常巡查总是疲于奔命。随着计算机的普及和在物业领域的广泛运用,计算机编制的消防管理系统能对所辖区域内的消防管理双管齐下,彻底保证消费安全“零死角无盲点”。全方位的体现出新时代背景下的高科技产品对消防领域的高位控制,从而改变了物业公司在消防管理上的单一选择。

车库管理 车库管理也是物业管理中的重头戏,以前一直都是单纯的以保安管理为主,难免出现一些漏洞和误差。管理处总是有处理不完的纠纷与麻烦,导致保安管理时有情绪,业主停车时有顾虑。但这一情况在不久的将来会得到改善,计算机使用融入车库管理中,编写自动识别程序和管理系统,业主进入停车场采用一车一卡制,管理系统自动识别车牌号码并登记入场时间,保安人员只需检查车辆情况和指挥车辆正确驶入停车位,既能减少繁琐的工作程序又减少业主进出入的等候时间,同时业主也感觉到计算机的普及应用对自己的日常生活带来的改变,真真正正的做到让广大业主“高高兴兴上班去,平平安安回家来”的幸福理念。

综上所述,随着计算机在物管领域中的逐渐普及和推广,确实能为物管企业解决了不少难题,既可以提高工作效率又可以做到节约成本,为日后物业企业的生存发展开辟了新的道路。可以预见计算机的普及应用对新时代背景下推动物业管理行业的发展起着功不可没的作用。

              

            衡阳市房管佳物业管理有限公司  左捷

 
355    2009-05-06 10:23:39