《北京高校标准化公寓培训会议》交流文章之一

北京高校学生公寓物业管理成本核算问题探讨

北京航空航天大学   冯文光     
北方工业大学   杨培鉴

序言

高校学生公寓成本核算问题，实际包含了两个方面，一个是公寓投入成本问题，一个是公寓运行成本问题。前者是要解决公寓宿费标准，后者是要解决公寓运行费标准。
由于各校隶属关系不同，各地区费用状况的差异，实际投入到学生公寓的费用差别较大，造成高校学生公寓水平参差不齐。近些年来，高校公寓管理部门开始投入精力，参照社会物业管理行业的特点及经验，结合高校学生公寓管理的实际情况，探讨高校学生公寓管理物业类型的成本核算问题，力求在高校物业管理类型中，找出合理地计算学生公寓费用的成本核算方法，实现高校学生公寓的成本核算。

一、实现大学生公寓成本核算的两种途径

实现大学生公寓成本核算，必须要解决投入成本和运行成本核算问题，前者主要解决大学生公寓宿费收费标准，到底一个学生应缴纳多少宿费比较合理；后者主要解决公寓中心运行经费标准的合理性问题，以实现服务育人的服务质量。
（一）学生公寓宿费标准的测算方法。
学生宿费标准的成本核算方法，可以根据北京高校宿舍管理专业委员会顾问吕民同志在《关于大学生公寓成本核算问题的思考》一文中所列七项（房屋折旧费、房屋维修费、设备折旧费、设备维修费、能源消耗费、低值消耗品和杂费、管理服务费等）内容进行考虑，初步规范了高校的宿费标准，也为北京市制定北京地区大学生公寓宿费标准（北京市教委1999年发布的014号文件）的制定提供了参考依据。
如果想查看北京高校宿专会顾问吕民同志《关于大学生公寓成本核算问题的思考》一文的详细内容。请利用搜索引擎“百度”，从网上进行查找。
（二）学生公寓运行费用测算方法。
在高校后勤社会化改革不断深入的今天，实际上大学生公寓物业化管理正在成为一种趋势，社会物业企业也曾尝试进入高校学生公寓管理领域，这就迫切要求我们学生公寓管理者，研究实现高校学生公寓物业化管理的运行成本核算方法和手段，以说服高校领导及甲方对学生公寓运行成本的测算办法的了解和信任，最终实现学生公寓的运行成本核算。实践中，我们感到，目前最有说服力和法律效力的运行成本核算方法，就是运用社会物业管理企业的通行做法，参照社会物业管理项目，依据国家有关收费文件和行业标准，根据高校学生公寓管理实际，进行学生公寓运行成本核算。同时，在不断完善、积累过程中，提高学生公寓参与市场的竞争能力。

二、进行学生公寓成本核算的原则和特点

随着高校后勤社会化工作的不断推进，学生公寓标准化建设活动的逐步深入，以及北京高校后勤服务ISO9000认证的普及程度的提高，高校学生公寓管理部门按照物业化管理要求进行学生公寓管理，也被众多高校所认同。学生公寓成本核算，由于涉及公寓管理部门的具体利益，开始受到学生公寓管理部门的关注，开始积累学生公寓管理部门所需的各种基础数据，通过数据分析，达到规范学生公寓管理部门的管理行为，提高学生公寓管理部门将来参与市场竞争的能力。
在进行学生公寓成本核算的过程中，我们认为学生公寓管理既有与社会物业相同的服务内容，又有其特殊性的方面，在进行成本核算工作时，应当考虑其特殊性的有关内容，不能盲目照抄照搬。
（一）学生公寓在物业管理过程中，核算工作应遵循的原则：
1、加强基础数据统计工作，力求计量准确、统计及时、数据全面
成本核算的前提，是要求学生公寓管理部门在统计和核算过程中，实现数据统计全面、计量仪表准确、统计工作及时。数据全面是讲学生公寓管理部门在核算过程中，尽量将公寓管理过程中，所遇到的管理项目和投入材料科目列全、列细，尽量减少遗漏服务事项，否则，成本核算就不可能达到准确、全面；计量准确是要求在学生公寓管理过程中，要配备必需的计量器具和计量设备，不能仅凭经验估计，确定个大概数值，这样也不可能准确；统计及时是要求我们公寓管理与服务人员既一线的工作人员，记录要及时，准确，减少记录方面的看错、漏查、笔误，否则，记录的随意性，也不可能得出准确数据，基础数据的不准确，很难使成本核算工作得出正确结论。
2、核算内容要适合物业管理投标要求，核算标准要依据国家或行业文件
高校学生公寓成本核算工作，可以按照社会上的物业管理企业成本核算方法进行 ，因为社会物业管理公司在物业管理方面已经积累了丰富的经验，国家也为此项工作的规范化，先后出台了不少的管理文件和收费依据，在相关内容和招投标过程中，制度也比较完善，项目也符合物业管理的实际，和高校有不少相同之处，如：卫生保洁服务、维修服务、保安服务等服务项目方面，高校学生公寓完全可以借鉴。但是，社会物业毕竟还和高校学生公寓服务有一些不同之处，一是，社会物业管理企业，因为企业的性质决定了它的经济属性，追求利益最大化；二是，服务育人的功能也不如高校学生公寓那么强烈；三是，工作性质还有一些区别，没有高校学生公寓迎新送旧那么频繁。所以在核算项目方面要有差异，要符合高校的特点和规律，一定要考虑到高校学生公寓管理的这些特殊性方面。
3、由于高校体制不同，一些服务项目可能未涵盖在学生公寓管理的项目中，要尊重高校实际，区别对待。
因高校体制原因，绿化管理与服务多由高校后勤中校园管理部门承担，室外环境及绿化服务所产生的费用，公寓管理部门在测算本部门的服务成本中可不予考虑。
4、本着“以收定支、重点控制、开源节流、收支平衡、”的原则。
 “以收定支”要求公寓管理部门，在进行成本核算过程中，应根据学校实际核拨的费用，来考虑本公寓中心的运行费用的支出。
“重点控制”要求公寓管理部门，对重点费用项目支出要严格控制，避免人工费、福利费、物耗费用的增长过快，费用支出超标。
“开源截流”要求，公寓管理部门，要积极创收，节约开支，达到增收节支的目的。
“收支平衡”要求公寓管理部门，在支出费用时，要考虑全面，避免费用短缺。
（二）高校学生公寓在物业管理过程中，核算工作应考虑以下特点
1、学生公寓管理由于它是一种特殊类型的物业管理形式，他不但具有一般物业管理的属性，对物业设施具有增值保值功能，同时，由于中国的国情要求，学生公寓还担负着重要的育人功能。前者决定它一方面要利用社会物业管理成本核算形式，一旦国家条件成熟后，有利于高校开展学生公寓选择服务部门的招投标程序；后者，要求它还不能够完全按照社会物业企业那样，把经济效益放在首位，还要考虑学校的育人功能，公寓是一个重要的育人阵地。
2、高校学生公寓人事管理体制和机制的特殊性，使其在成本核算时需要兼顾以下因素。
由于我国高校学生公寓长期处在计划经济的管理模式下运行，与西方高校在学生公寓管理方面存在很大的差异性，造成了高校学生公寓管理与服务的特殊性，正是这种差异性和特殊性造成了我国高校学生公寓管理与服务的诸多可变因素。具体情况如下：
（1）高校学生公寓人员构成的不合理性，造成了经费支出的多样性
由于体制问题，高校学生公寓管理部门正式职工工资相对高。公寓管理成本中公寓服务人员的成本支出，是高校学生公寓费用支出的一个重要项目。目前，此项费用在学生公寓费用支出中所占比例较大，公寓管理与服务人员的人头费约占总费用支出的百分之五十～七十左右，需要进行重点控制。
① 在编员工的数量，制约着公寓运行成本的多少。
学生公寓管理部门中正式职工占员工人数的比例越高，此项成本的支出也就越高，反之，人头费所占比例就低。目前，各高校公寓都存在“老员工无法适应现代化的技术要求，而招聘新员工又没有岗位可上”的尴尬局面。如何解决高校学生公寓用人成本过高、人员管理似死水一潭的问题，是学校和公寓管理部门应该主要考虑的问题。随着高校后勤社会化和用人制度的逐步变化，一些高校开始采取注册新的物业公司，将过于集中的在编员工，采取分流、托管的形式，以解决目前在编员工相对集中而又无法分流、新员工又没有岗位无法进入公寓管理的困局。
②合理确定公寓管理与服务人员与住宿学生的比例。
由于高校是培养和教育人的场所，担负着较为重要的育人功能，这正是高校学生公寓与社会物业公司的重要区别之一。社会上的物业公司职责相对单一，目的较为明确，费用相对确定，功力性强；而高校学生公寓管理既要兼顾服务，又要努力育人，社会效益放在首位，稳定压倒一切。因此，学生公寓管理部门要配备足够的管理与服务人员，肩负着中国国情赋予的政治使命。根据二00二年三月市教委等五部委局联合颁布的（京教勤[2002]29号）《北京市大学生公寓管理暂行办法》第二章第八条、第九条中规定，“学生公寓管理委员会常设机构应配备素质较高、数量充足，经过岗前培训合格的专业管理人员和服务人员，一般不少于住宿学生总数的1.2%”，这也是它费用可能增加的不确定因素。
（2）楼宇建筑布局，直接影响学生公寓员工数量和运行成本。目前高校还存在相当数量的砖混结构楼宇，多为五六十年代建设
的老式学生公寓，住宿条件相对新公寓而言，楼内设施相对落后，技防手段还不完善，主要依靠人来管理，楼管及安全管理人员（值班员）就要相应配备的多一些，这样一来，势必增加了人员的成本支出。
（3）维护/维修项目，有别于社会社区物业。
因为学生不同于居民或办公物业，应考虑学生的特点-----他们是一批年轻、活泼、好动的群体。同时，在计算成本核算时，要考虑学生公寓建筑结构，多层建筑，由于设备相对少些，投入的成本费用就会低些，反之，高层建筑一般设备投入就会多些。同时，学生公寓室内设备设施维护与社会物业有很大区别，应考虑设备维护维修的费用问题。如：寝室设备；如：限电及节水设施或设备；又如：学生公寓楼内粉刷问题，毕业生离校后，作为高校的学生公寓管理部门，必须在毕业生离校后进行彻底粉刷，以迎接新一届学生的入住。
（4）办公自动化普及程度，优于社会物业。
因为高校学生公寓管理主要是为学生服务，但是学生群体是一个流动性的群体，学生公寓又处在高校这样一个知识型密集的群体之中的服务实体，从业人员特别是管理人员的政治素质和学历与社会物业公司比较来看，应该说还是比较高的，因此，办公设备特别是计算机和与之配套的设备、软件的运用较为普及。
（5）安全措施的广泛应用，减少了安全隐患，但同时也加大了该项维护成本。
对于学生公寓来讲，安全永远是悬在公寓管理者头上的一把刀，安全工作一时一刻也不能放松。因此，各高校在基础设施建设方面投入都较大，特别是防火方面更为重视。如：消防设备（墙式灭火拴）、消防器材（灭火器）、消防监控设施等投入逐年加大；又比如：安全设备中的门禁系统、安全监控设施也在公寓建设中进行了安装。这些设施、设备的投入，无疑会加大公寓的服务成本。
（6）服务项目的增加，改善了育人环境，加大了服务成本。
公寓即是学生休息的场所，又是公寓管理过程对学生进行教育的第二课堂，起着重要的服务育人功能，因此，在公寓中开展公寓文化建设和优化公寓环境，都是对公寓之中居住的学生进行教育的一种形式。如：绿色植物及节日庆典活动；
自行车停放秩序管理；宣传橱窗设立；为学生服务的各项措施，如：天气预报、计时钟表、导向标识等服务措施的开展。
（7）提供专项（学生进校或离校时服务成本）服务，需考虑专项投入。
    公寓不同于社区物业或写字楼物业，每年的迎新送旧是学生公寓管理部门必做的份内之事，也是学生公寓成本加大的一个原因，必须予以考虑。如：迎接新生入校；毕业生离校；离校后宿舍保洁与维修。

三、学生公寓物业成本测算方法：

目前，由于房屋产权形式多种多样，物业管理还处在发展阶段，物业管理法规还不十分成熟，各种制度和规章还在逐步完善，物业收费标准也没有统一的规定，特别是办公写字楼的收费标准不尽相同，造成目前物业服务收费标准、计算口径有较大差异。但是，根据目前社会上的做法，一般是按照以下五种分摊方法进行计算的。
1、按户平均分摊法：此种方法简单，缺点是平均主义、大锅饭；
2、按房型分摊法；
3、按建筑面积分摊法；
4、按业权份额分摊法；
5、费用加总面积分摊法：此种方法在国内较为常用，一般在招标中多采用此种方法。
其计算公式为：P=ΣFi÷S
 P-----表示该学生楼宇的物业月收服务费标准（元/月平米）；
 Σ----所有费用的项目算术相加；
  F-----代表费用（元/月）；
  i-----代表费用相数（i=1，2，3.....n）；
      S-----物业总建筑面积（平方米）；

四、学生公寓物业运行费用构成

学生公寓运行成本构成一般包括以下几项内容：
1、工资、保险、福利类；
2、办公费用类；
3、公共设备（设施）维护运行费用类；
4、固定资产折旧类；
5、安全服务类；
6、保洁费用类；
7、公共能源消耗类；
8、专项服务类；
9、前期接管投入费用类，也可单独核算；
进行运行成本测算时，可具体考虑以下内容：
（一）、人员工资、社会保险、福利费等因素（有的亦称直接人工费）：
（1）人员工资（I1）：根据学生公寓岗位设置及编制数来确定，同时还要结合各高校自己的工资水平状况。
（2）保险费（I2）：包括：国家规定应为员工缴纳的各项保险费用；
（3）福利费（I3）：一般包括以下项目
①福利基金：一般按照人员工资总额的8%-14%提取；
②工会经费：一般按照人员工资总额的2%提取；
③教育/培训经费：一般按照员工工资总额的1.5%提取；
（4）加班费用（I4）：国家法定节日加班费用；
（5）住房公积金（I5）：按照国家住房公积金管理办法确定，一般为8%；
（6）服装费（I6）：二年更新一次，夏装、冬装每人各2套，管理人员服装的面料质地一般优于普通员工；
计算公式：FI  =(i1+i2+i3+i4+i5+.....in) ÷12÷S   （元/月.平米）
（二）、办公费用：按往年估算或经验数据确定，再分摊到各月中。
计算公式：F=Σi/12×S
（1）市内交通费，一般包括车辆油耗、维修保养、车辆保险、养路费、税费等；
（2）通讯费：一般包括固话费、手机费、传真费等；
（3）低值易耗办公用品费：一般包括笔、纸、复印机耗材、计算机耗材、饮水纸杯、饮用桶装水等；
（4）书报费：报纸、杂志等；
（5）招待费：客饭、礼品等；
（6）公寓文化建设费用：宣传、橱窗、照相等；
（7）其它费用：未预见支出；
计算公式：  F=(i1+i2+i3+i4+i5+......in)÷12÷S   (元/月.平米)
（三）、日常设备维护费用：
该项有两种测算方法：一是成本测算法，二是简单测算法，两种方法前者适合普通居住用房，后者适宜高档居住用房、写字办公楼、商业用房等。

方法一（成本测算法）：
难，需多年数据支持，一般较少用；此种方法是先分别测算出各分项的实际支出，然后再进行求和。
具体计算方法如下：
①建筑物土建小修维修（月）费用；
②给排水设备日常运行、维修及保养（月）费用；
匡算公式：W×24×a×30×P电
W----设备用电总功率；
24---每天小时数；
a----使用系数=平均一天开启的时间÷24小时；
30---每月平均天数；
P电---国家规定电的价格；
维修保养费用：
③电器系统设备维修保养（月）费用；
④燃气系统维修保养（月）费用；
⑤消防系统设备维修保养（月）费用；
⑥公共照明（月）费用
包括：大厅、走廊的照明及装饰灯费等计算公式：
电费=（W1×T1×+W2×T2+W3×T3......）×30天×P电单价
W----每天开启T小时后，照明电器的总耗电功率瓦数（千瓦/小时）；
T---表示每天开启用电器的时间数（小时）；
维修保养费用----上述各项的维修保养费用均是一个估算和经验值。
⑦不可预见费用，一般物业公司按照8%---10%计算①---⑥项的不可预见费用；
⑧易损件更新费用：
易损件更新是指共用设施设备的更新费用，如：灯罩、灯泡、灯头、水龙头等日常使用容易损坏的小件物品，不包含重大设备设施的更新费用。
匡算公式： X=Σ（Mi+Ii）/12×Yi
Mi----一般共用设施的购置费用；包括照明系统、给排水系统、电气系统、消防系统等；
Ii---各设施的安装费用；
Yi---各设施的正常使用年限；
（此项费用有的物业公司在计算时，将其计入各相关项目的维修保养费用中，而不再单列）。
  将上述①---⑧项之和除以物业管理的总建筑面积，得出的是每月所管的物业每平米应分摊的费用。
匡算公式： F=Σ（1-8）Xi/S

方法二（简单测算法）：
以每平米建筑成本为基数，多层楼公共设施设备按建筑成本的15%计取，折旧按25年计算，并按月折旧费的40%提取。
匡算公式：
F=（每建筑平米成本×15%/25年×12月/年）×40%

（四）、固定资产折旧费用：物业管理企业一般在固定资产折旧方面，多采用两种方式考虑折旧，一是采取直线折旧法计算；二是采取加速折旧法计算。
（1）交通工具类；
（2）通讯社备类；
（3）办公设备、家具类；
（4）工程维修设备类；
（5）其它设备类等；
直线折旧法是将固定资产按照一定的使用年限平均分摊到每一年，按照物业管理行业固定资产折旧惯例，一般按照平均5年进行折旧。
折旧法（直线）计算公式：
①固定资产（年）折旧额==固定资产总额/平均使用年限
②固定资产折旧费==固定资产总额/平均使用年限×12个月×总建筑面积
F=ΣXi/5年×12月×S    （元/月.平米）

（五）、安全服务费用：
公共秩序维护费主要是指保安人员对公共秩序进行维护的费用，一般包括：保安器材装备费用、保安人员的人身意外保险费用、保安用房及住房租金费用。当然，目前绝大部分学生公寓使用的门卫（值班员）都是自己录用的外聘员工，并没有从社会保安公司聘请专职保安员，在此项费用中应根据各高校实际发生的费用计算。
实际年支出总费用求和后再分摊到每月每平米建筑面积中。
  匡算公式：
F=ΣXi/12月×S   （元/月.平米）

（六）、卫生保洁费用：
    卫生保洁费用一般包括：清洁工具购置费用、劳保用品费用、为生消杀费用、清洁所需的其它费用等。
匡算公式：
    F=ΣXi/12×S    （元/月.平米）
（1）外墙清洁费用（根据物业行业经验，一般为2--3年清洁一次）；
（2）水箱清洁（一年进行2次清洗）；
（3）卫生消杀（按月进行）；
（4）清洁耗材费用（垃圾代、清洁剂等）；

（七）、学生免费能源消耗费用：
（1）照明耗电数：学生寝室免费用电指标数；
（2）公共水费：学生免费用水指标数；
      F=ΣXi/12×S    （元/月.平米）

（八）、公寓专项服务费用：
专项服务费用，一般应得到委托方同意，根据估算或往年数据，分摊到每月每平米建筑面积，此项开支为锦上添花项目，主要用于提升公寓管理服务的水平。
（1）学生入校、离校手续办理和房间清理。
（2）自行车管理费用；
（3）租摆绿色植物费用；
（4）宣传橱窗费用；
计算公式：
F=ΣXi/12×S     
(九)不可预见费：（一般按照前八项之和的2%考虑）
F =ΣF(1-8)×2%
（十）利润额：当前面的（一）-（九）之和在乘以利润率后，便可得出每月每建筑平米分摊到的利润额。（一般应控制在5%-15%之间）。
利润额=费用总和×利润率（按照国家规定范围内执行，一般高校公寓计算时不考虑此项取费）。
    F =ΣF(1-9)×A    （元/月.平米）
（十一）税费：（高校一般也不考虑此项费用）
指注册的物业管理企业，按照国家规定应缴纳的税费项目。根据（一）之（十）之和在乘以×5.5%，也就是营业成本乘以5.5%。
（两税一费：营业税、城市建设维护税、教育附加费）。
 F =ΣF(1-10)×5.5%    （元/月.平米）

五、在进行成本核算方案时，还应兼顾考虑下列问题：

1、新建公寓前期投入成本：一般可按年限摊销，单独立项，在不可预见费之前列项。
包括前期接管、验收人员费用、前期设备投入费用。前期设备投入是新建学生公寓需要面对的一个现实问题，也是一项比较大的费用开支，应该纳到新建学生公寓成本核算之中。
新建公寓楼前期投入费用摊销：（分8年摊销），包括以下项目：
（1）公寓管理规章制度的印刷费用；
（2）办公室、服务台装修费用；
（3）标识系统费用；
（4）前期员工资按照一个月计发；
2、员工劳动定额。劳动定额是影响员工工作质量的重要因素，因此，合理确定员工的劳动定额是进行成本核算的重要条件。
（1）具体的编制方法：
①工作量平均测量法：
选取工作技能中等偏上的员工，在一个相对较长的时间（３－６个月）内连续记录其饱和工作时的工作完成量。平均后即可作为本部门该工种员工的劳动定额。
②效率定员法：
效率定员法比较适宜于能够测算出劳动定额的岗位，根据员工承包的任务量和经测算出的劳动定额来计算出该部门的员工编制数量。
计算公式：
定编员工数量==规定应完成的工作任务量÷（劳动定额指标×出勤率）
③比例定员法：
根据服务对象的数量与管理及服务人员的数量之比，依据以往数据，来确定人员编制数量，这种方法一般适合不太容易确定工作定额的管理岗位和服务岗位。从当前高校学生公寓管理人员实际配备的比例看，管理人员与学生住宿比为：1：100，其中，本专科生宿舍的比例为：1：120～140，研究生宿舍的比例为：1：80～100；留学生宿舍的比例为：1：15～20。
④学生公寓运行经费核定问题。
随着国家对高校教育经费的逐年投入的加大，高校学生公寓建设已经出现许多明显的变化，学生公寓内外部设施条件正在逐年改善，安全防范设施、节水接待设施、门禁系统、计算机网络系统进入学生公寓等等，条件与设施的改善，对学生是件好事，也改变了原有学生公寓拥挤、破旧、设施老化的状况，但是，我们必须看到，条件与设施的改善，一定会增加学生公寓的服务成本。但是目前许多高校在与后勤服务部门签订服务达协议时，投入到学生公寓管理中的费用，增加速度就显得相对缓慢一些，甚至有的高校与前些年比较而言，还压缩了学生公寓经费的额度，这种结果，只能迫使一些学校学生公寓管理部门采取使用低素质劳动力，或是采取违法用工，或是采取降低服务标准，或是探求其他途径来弥补费用不足，如果放任这种现象长此下去，无异于“饮鸠止渴”。
（2）二线与一线人员的比例：
在管理人员与学生的比例确定之后，如何来确定公寓管理部门中，公寓管理人员与公寓服务人员的比例呢？我们公寓管理部门人员一般包括两部分：一是担负学生公寓管理任务的干部，如中心主任、办公室人员，其他辅助管理的人员等一般俗称二线人员，这部分人员控制在学生公寓人员编制总数的10%左右为宜，避免因二线人员过多，使管理经费支出过大；二是担负公寓值班、管理、维修、保洁任务的一线人员，约占人员编制的90%左右。
3、依法为员工缴纳社会保险：
社会保险问题，是目前困扰大多数高校的主要问题，根据《国务院关于解决农民工问题的若干意见》的文件精神，公寓管理部门也应坚持以人为本、公平对待农民工问题。因此，在国家政策的强力推动下，这笔费用应逐年列入公寓管理成本之中，必须纳入成本核算项目中去。

附件一：

单位缴纳员工保险费额2005年度例表：

附件二：

XXX高校新校区学生公寓物业管理费用测算表

第一部分：某高校学生公寓组织架构及人事定编情况
一个新建校区的高档留学生公寓，总建筑面积为：65112㎡。约需人员51人。

一、具体人员编制情况如下：