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物业管理案例集:公共关系 原理篇

 [案例1] 满足业户需求 追求完美服务

    上海陆家嘴物业管理有限公司为国家首批物业管理资质一级企业。公司目前管理的物业面积已达到900万平方米,居上海物业管理企业之首。管理类型包括办公楼、别墅、公寓、普通住宅小区、酒店公寓、商场、学校、厂房及要素交易市场等。主要有浦东新区办公中心、金茂大厦钻石交易所、新国际博览中心、浦江观光隧道、光明中学、梧桐花园、众城大厦、嘉兴大厦、陆家嘴花园、明城花苑、“雅阁”别墅等。

    公司坚持“陆家嘴物业让您更满意”的服务理念,奉行“100%业户第一”,在物业管理领域已形成一定规模,在社会上具有良好的声誉和社会知名度。特别是公司注意运用公共关系学的原理处理与业户之间的矛盾和冲突,取得良好的效果,创造了不少很好的案例。比如他们解决小区建筑外立面上的“球门架”现象就是一例。

    由于上海所处的地理条件,居民的衣物是很难在户内晾干,特别是在江南一带特有的“梅雨”期间,气候暖湿,户内的衣物容易生霉,因此一般上海人都有“晒霉”的习惯,相当部分的居民往往在户外朝阳的窗口处搭建类似“球门架”的晾衣架。抬头望去,建筑物外立面上一个个“球门架”上飘扬着各式各样的衣物,形成一道独特的风景,很不雅观。

    但是依据有关规定,创建物业管理达标创优的楼盘,外墙立面是不准遭人为破坏,包括业户不得擅自搭建凉衣架。对此,在具体管理时,不少物业公司为维护有关规定,不顾业户的生活需求,不准业户在墙外安装晾衣器具,或者强行拆除业户的晒衣架,这样导致业户与物业公司的纠纷,也出现了不少客户的投诉。
对于这一对矛盾,陆家嘴物业公司本着“100%业户第一”的服务宗旨,通过运用有效的公关手段,逐一与业户进行“推诚至腹”的沟通和交流,取得了业户的理解,他们认为:居民晾晒衣物是生活的必需,不能强行制止。而加强管理,遵循法规也是物业管理企业的责任。必须两者兼顾。他们在小区光照充足的地方集中建造了统一漂亮的晒衣架,居民要晾晒衣被,只要通知管理处,他们立即派专人上门收取,待晒干后包装好送到居民家中。这一举措,通过一段时间的实践,受到了业户的高度赞扬。既满足了业户的生活需要,又解决了小区的环境问题。虽然管理人员增加了许多工作量,但从提升管理服务质量角度来看,还是非常值得的。在实施这一目标过程中,他们注意把握以下几个方面,为解决矛盾打下了扎实的基础。

    1、树立企业服务理念,端正业户服务态度

    他们在多年的物业管理实践中,逐步建立和形成了“陆家嘴物业让您更满意”的服务理念,并成为公司企业理念的核心。

    这些理念具体体现在:通过亲情服务、规范服务、一门式服务和承诺服务制真正做到“100%业户第一”。理念的推行对提高公司的服务质量,强化企业品牌的建设起到了很好的促进作用,广大员工意识到要抢占物业管理市场竞争的制高点,就必须从以管理为主转化为以服务为主,以业主和住户为中心。如他们在行业内率先调整服务工作时间,将下午5点的下班时间延续到晚上9时,双休日照常上班,以满足业户在下班后和周末的大量需求,并向社会承诺实行365天 24小时的服务制度,受到业户的广泛赞扬。

    他们在实践中注意把握行业特点,不断追求完美的服务,在管理过程中,倡导用户第一,业户至上的思想,要求员工将个人利益服从和服务于业主利益,做到100 %业户第一,努力追求更细致、更完善的服务,即以牺牲自我为代价的服务。当公司或员工的利益与业户的需求出现矛盾时,首先考虑业户的需求,时刻体现公司的服务理念,以此提高业户的满意度和忠诚度,不断塑造出“陆家嘴物业”的良好形象。公司类似的例子层出不穷,为了解决业户提出的要求,有的忘了妻儿的生日聚会,有的放弃休息无偿加班,还有的员工为了帮住户看管孩子而放弃参加亲人的追悼会。

    2、加强沟通,及时反馈,持续改进

    他们在工作中注意加强与服务对象的沟通,正确处理各种冲突。并且定期参加业主委员会会议和各种例会,如在解决“球门架”的问题时,他们注意主动征集业户对服务质量的意见反馈。对收集到的意见,做好整理和筛选,进行分类处理,并及时向业主通报,接受业户的检查,使业户不断认可。

    公司还建立和完善了公开各项办事制度。做到管理处人员工作职责公开;工作程序和操作流程公开;向业主承诺服务内容和标准公开;各项收费标准公开。并将各项办事制度张贴上墙公布于众,接受监督。

    为了提高管理人员的素质,让广大业户监督工作,公司下属管理处定期统一发出《业户意见征询单》,请业主对服务工作质量进行评价,提出意见和建议,以便更好地提高服务质量。公司设立了监督电话,各分公司和管理处还设立投诉箱,接受业户投诉,投诉箱由公司统一加锁,信箱的开启也由专人负责,住户可将投诉信件投到任何一个信箱,对待投诉的每一个问题,他们都认真调查,严肃查处,坚决纠正和改进。

    公司还根据业户的反映,建立了维修回访制度。对房屋进行维修后,由管理人员和考核人员逐家逐户进行回访,考核维修质量是否达到标准,了解维修人员的服务态度是否使业户满意。《上海市物业管理行业规范》发布以后,公司立即召集全体所管物业业主委员会会议,征求意见,请业主当“裁判”,帮助改进工作。公司根据规范要求进行了认真对照,以进一步提高服务水准,形成长效管理机制为重点,提出了更加严格规范的服务标准,并向社会和广大业户作了承诺。

    3、实施“四个统一”,提高服务质量

    为了不断提高公司的服务水准,推行全面质量管理,公司注意推行规范化服务,做到四个方面的统一。

    (1)统一企业形象。按照视觉识别系统导入的要求,公司着手进行了企业理念识别系统、视觉识别系统和行为识别系  统的全方位设计,力求在各所属管理处实施统一的形象管理。除了统一员工着装外,对公司管理处的办公设备、设施、用具、上墙张贴资料、标准色调均作了统一的要求。在行为识别系统方面,公司对业户接待、保安值勤、维修人员操作时的言行举止也制定了统一的规定。使业主感受到一种温馨、舒适和安全的感觉。

    (2)统一员工培训。他们把对全体员工的服务质量教育培训作为“第一道工序”来抓。强化员工的质量意识,使各级人员掌握质量管理方面的知识,解决实际工作中存在的各种服务和管理质量问题,使员工的日常工作纳入规范化、程序化、制度化的轨道,以减少服务质量方面问题的发生。

    公司培训中心先后培训员工2000多人次。并开办了六期物业管理经理培训班和二期在职经理以上人员业务培训班。第一、第二期经理培训班毕业的三十余名学员中已有80.88%走上了经理岗位,其中不少人做出了不凡的成绩,得到业户的好评,从而也为企业树立了市场美誉度和满意度。

    (3)统一服务标准。他们不断细化各项服务内容,制定服务规范,形成服务操作质量标准。公司着手进行了企业标准化建设工作。将在管理、服务和作业中循环往复、行之有效的操作运行行为,归纳成100多个管理内容,用标准化的形式固定下来,形成了企业标准,特别是对物业管理中业户接待、保安、保绿、保洁和设备维修等专业服务内容进行了广泛的讨论和总结,形成了统一的服务标准和作业标准。为规范员工的服务行为,推进企业标准化管理奠定了扎实的基础。

    (4)统一督导检查。为强化服务质量,有效地提高客户满意度,公司专门建立了质量督导部,加强管理服务全过程控制,对公司各个层面执行服务和操作标准进行业务指导,检查和查处基层服务质量上存在的问题,任何环节、时间一旦发现问题,立即开具整改单,“从严执章”,形成对现场管理结果的最终权威性结论,同时定期检查、考核,不断完善和提高质量体系的运行标准。实现全公司范围内的服务质量目标管理。

    4、推行国际质量体系 实施优质服务规范

    近年来,公司在抓规范服务的同时,还做了大量的国际管理体系认证工作,力求将物业管理服务与国际接轨。1998年12月,公司通过了ISO9002质量保证体系认证;2000年11月,通过了ISO14001环境管理体系认证;今年,又通过OHSAS18001职业安全卫生管理体系认证。

    首先,公司制定了使顾客满意的服务质量方针,并确保落实到每个员工的具体工作中,使他们自觉实施。其次,公司确定了质量目标,用具体合理的服务质量度量,明确规定了相关业户的各种需要。第三,对可能影响服务质量的所有人员明确规定了职责和权限,使他们能积极参与,承担义务,并有效地合作,以实现持续改进服务质量的要求。第四,由公司服务质量体系进行正式的、定期的、独立的管理评审,以确定质量体系持续稳定和有效。

    由于建立了相应的质量保证体系,细化了服务规范、制订了相应的员工服务守则和每一个作业岗位的接待规范、语言规范、行为规范,从而约束和规范了员工的服务行为、确保了规范服务的有效实施。

    实践证明,通过勤勤恳恳、持之以恒的规范化服务,持续改进和提高服务质量,以赢得业户心理上的满足,最终就会取得业户的信任、理解、关心和支持。
通过“球门架”案例的解决,陆家嘴物业公司认为,作为一个企业,一个员工,首先要充分认识服务的内涵,正确运用服务理念。这件事充分体现了上海陆家嘴物业管理有限公司的良好企业形象。

    古人云:“感人心者,莫先乎情”。物业管理要想赢得业户的心就必须以诚待人,以情动人,如何提供富有人情味的服务,如何去吻合人们崇尚自然,注重生存环境的文化意识,成为物业管理人的共同话题。陆家嘴物业不断满足业户日益增长的对服务的需求,正是他们把“使人民群众满意、使人民群众高兴、使人民群众放心”作为一切工作出发点和归宿点的写照。

    (此案例获上海市优秀公关案例评选优秀奖)

[案例2]  早期介入越早越好

案例概述:某房产开发公司于1997年末立项开发浦东某地区的一个中高档商品住宅小区,随即便选聘了一家物业管理公司早期介入该项目的设计、施工与安装工程。物业管理公司非常重视早期介入,本着做发展商“好参谋、好帮手、好朋友”的服务理念,专门成立了由公司物业管理部和工程设备部负责人组成的项目组,深入项目工地,查阅扩初设计方案和其它设计资料,与房产开发公司的项目领导、工程技术人员达成一致,很快拿出了早期介入工作计划和工作方案,经开发商认可后迅速开展了工作。项目组在早期介入的一年中,立下“两会一单”制度,坚持参加开发商的项目专题会议和工程例会,从保障业户的未来利益、有利于物业销售和售后物业管理出发,先后发出工作联系单25张,对工程建设中的各种问题提出了71条意见和建议,其中大部分意见或建议被发展商采纳,既提高了工程质量,又降低了工程成本,还避免了事后大量难以弥补的终生遗憾。另外,项目组还配合“开发商”拟制了《住宅使用说明书》、《住宅质量保证书》、《住宅使用公约》、《业户手册》、《前期物业管理服务委托合同》等大量的文件,组织策划了《前期物业管理总体方案》、《业户入伙实施方案》、《物业管理处筹建方案》、《物业管理各项费用预算》等前期物业管理的准备工作。由于“开发商”站得高、看得远,物业管理公司服务理念正确、关系处理得当,充分发挥了自身的优势,使得该项目如期完成了建设过程和竣工、接管验收;实现了一边小区施工,一边业户入伙,物业管理服务从高起点出发,向着高标准方向努力。两年后很快成为上海市物业管理的一个样板楼盘,各地前来参观学习的房产开发公司和物业管理公司络绎不绝。切身的体验使房产开发公司和物业管理公司都一致认为:物业管理的早期介入是非常重要的和非常必要的,而且介入越早越好,这对物业的产权人、开发销售者和管理服务者都极为有利。

案例分析:本案例从总体上描述了物业管理早期介入的重要性和必要性,我们认为无论是房地产开发商、物业管理公司,还是两者的行政主管部门都是应该积极推广和倡导的。

物业管理的早期介入对开发商的好处很多。首先,作为开发商在开发建设中需要一个好参谋,特别是需要听取熟知其产品、能反映产品使用人需求的物业管理公司的意见,从而最大限度地完善自己的产品、最大限度地降低开发建设成本、最大限度地促进产品销售。其次,开发商在开发建设中需要一个好帮手,特别需要有专业经验的物业管理公司,协助其解决建房过程中发生的各种各样的问题,如工程监理问题、设备选型与安装问题、业户入伙问题、售后服务问题、工程遗留问题等等。另外,开发商需要一个事业上的好朋友,即好的合作伙伴,使其集中精力做大事业,开发销售更多更好的楼盘,而不是西瓜芝麻样样要,到头来,芝麻沾手西瓜溜掉。物业管理的早期介入对物业管理公司非常重要。通过早期介入,物业管理公司可以从未来潜在业户的立场,尽早地了解工程项目的客观情况,促使开发商纠正设计施工中大量的不当之处,避免潜在业户使用物业、房产公司销售物业、物业管理公司管理物业中发生不尽的烦恼与遗憾。同时,物业管理公司可以及时做好业户入伙与前期物业管理的准备,实现物业管理服务的高起点、高标准,使广大业户受益。

物业管理的早期介入对房产开发与物业管理的行政主管部门来说也是值得重视的管理环节。行政主管部门需要培育与规范市场,希望房产开发公司开发建设越来越多的优质楼盘,希望物业管理公司为业户提供越来越好的优质服务,希望房产开发公司与物业管理公司优势互补,而物业管理的早期介入正好是一个理想的结合点,因此,推广和倡导物业管理的早期介入无疑对这两个相关行业的健康发展将起到积极的作用。

[案例3] “深圳市首届物业管理周”

深圳10万物业管理人员承诺诚信服务

深圳物业管理行业十万从业人员向广大社会郑重承诺:以人为本,诚信经营,守法守约,公平竞争,坚决杜绝损害业主利益的行为,为业主提供质价相符的优质服务,为业主营造满意的工作、生活环境。

9月25日上午,深圳市首届物业管理周开幕式,在深圳市福田区益田村露天广场举行。深圳市物业管理行业10万从业人员的代表,在开幕式上做了以上庄严承诺。

300场演出、200场电影进小区

据了解,由深圳市国土资源和房产管理局主办的深圳首届物业管理周,将从9月25日9月起至30日举行。本次活动参与面广,深圳全市有900多个社区、10万物业管理从业人员参与其中;将举行300多场文艺演出,播放200多场露天电影。

活动期间,深圳市各社区还将举办物业管理政策法规宣传和普及推广、文艺演出活动、文化艺术节,举行小区开放日及便民活动、物业管理大家谈、物业管理高峰论坛、物业管理之夜晚会等系列活动。

活动旨在加强企业与业主沟通 :据深圳市国土资源和房产管理局相关负责人介绍,举办此次物业管理周活动,旨在加强企业与业主、政府与企业之间的沟通和交流,强化企业要诚信经营、保障业主利益的服务意识,同时让业主更了解物业管理,减少因缺乏沟通而与物业管理企业产生的矛盾。

该负责人告诉记者,举办物业管理周,在全国物业管理史上尚属首次。他说,作为全国物业管理的发源地和"领头羊",政府希望将深圳物业管理周打造成为深圳乃至全国物业管理的品牌,成为全国物业管理行业每年都过的节日。

相关资料:截至2004年第二季度,深圳市共有正式注册的物业管理公司703家,在建设部颁发的国家一级物业管理资质证书的119家企业中,深圳有34家,占近30%的比例,此外,还有近20家符合国家一级申报条件的企业正在申报中。深圳市物业管理从业人员十余万人,管理全市3544个项目,管理总建筑面积1.85亿平方米。此外,深圳还有近180家企业在国内其他80多个城市接管项目491个,管理总建筑面积6147万平方米,市外顾问项目344个,顾问总建筑面积5459万平方米。深圳物业管理项目历年所获“全国物业管理示范项目”共168个,获“广东省物业管理示范项目”226个。特区内住宅类物业的物业管理覆盖率达78%以上。

 
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